Gestion électronique des documents (GED) avec MediaWiki

De Sémantiki.fr, conseil en création de wikis privés en entreprise

Sémantiki vous accompagne durant votre projet de dématérialisation en mettant en place une solution de gestion électronique des documents (GED) collaborative au sein de votre wiki interne d'entreprise.

Mais attention, le but d'un wiki étant de se débarrasser des fichiers bureautiques (traitement de texte et tableur) en transférant leur contenu sur le wiki. Il est donc conseillé de ne téléverser que des fichiers non éditables sur le wiki comme des pdf ou des images. De plus ces deux types de fichiers pourront s'afficher facilement au sein de n'importe quelle page du wiki.

Les fonctionnalités d'une GED avec MediaWiki

GED wiki collaborative formulaire pour entrer un nouveau document
Remplissez un formulaire et renseignez les critères propres au document
  • Personnalisez les critères de recherches en fonction de votre secteur d'activité en plus des critères classiques: Nom, Date, Format...
  • Déterminez quels critères doivent obligatoirement être renseignés durant le téléversement d'un fichier, lesquels sont facultatifs.
  • Déterminez quels formats de fichiers peuvent être téléversés sur le wiki (.doc, .pdf, .xls...)
  • Octroyez des droits de "retéléversement" (droit de remplacer un fichier existant sur le wiki par un autre) uniquement à certains collaborateurs.
  • Visualisez rapidement l'historique d'un document.
  • Discutez du contenu d'un document dans l'espace de discussion présent sur sa page dédiée.
  • Résumez le contenu du document sur sa page dédiée.
  • Permettez à toute personne de téléverser, rechercher et trouver rapidement n'importe quel document pour le télécharger et le consulter.
  • Rattachez des documents aux articles du wiki, votre GED s'intègre parfaitement au sein de votre base de gestion des connaissances en ligne et open source

Comment est téléversé un document sur la GED du wiki ?

Suggestion automatique des valeurs au sein d'une ged collaborative
Suggestion automatique des valeurs déjà renseignées sur le wiki pour d'autres documents lors de la la saisie par l'utilisateur
  1. Vous vous connectez au wiki.
  2. Après avoir cliqué sur le bouton Rajouter un document, vous remplissez un formulaire et renseignez les critères propres au document.
  3. Enfin l'utilisateur clique sur le bouton Publier, le document est sur le wiki avec ses méta-données rattachées.

Comment retrouver un document ?

Recherche avancée au sein de la GED du wiki
Recherche avancée par méta données au sein de la GED collaborrative

Les critères (ou méta-données) renseignés durant le téléversement du document permettent de le retrouver rapidement en quelques clics en plus de la recherche directe classique par son nom.

  1. Depuis le menu, rendez-vous sur la page recherche avancée.
  2. Cliquez sur un ou plusieurs critères (Type de document, format, date...) pour faire apparaître uniquement les noms des documents concernés qui s'affichent en bas de page.
  3. Cliquez sur le nom du document recherché pour arriver sur sa page dédiée.
  4. Sur cette page vous pouvez télécharger le document pour le consulter et consulter/modifier ses méta-données

Cliquez sur un ou plusieurs critères, seuls les noms des documents concernés s'affichent en bas de page.

Exemples de critères (qui peuvent être adaptés à votre métier ou activité)

Exemple page d'un document au sein d'une GED wiki MediaWiki
Exemple page d'un fichier au sein du système de gestion électronique des documents avec MediaWiki
  • Nom du document
  • Date
  • Nom de l'expéditeur + service/département
  • Nom du destinataire
  • Nom de l'entreprise destinataire
  • Thème(s) (propres à votre secteur d'activité)
  • Type de document (Facture, devis, correspondance, documentation, relance, procédure...)
  • Numéro du document (pour les factures par exemple)

Rendez vous sur la page dédiée du document, pour le télécharger ou modifier ses données structurées.